AIを使って仕事を効率化していくと、次に考えたくなるのが「自動化」です。
毎回同じ作業をAIに任せたり、複数の作業をつないで、人がひとつずつ操作しなくても進むようにしたり。
うまく仕組みを作れれば、ひとりで仕事をしていても、かなり多くの作業を回せるようになります。
でも、実際にAIを仕事へ組み込んでいくと、
「自動化できるか」
より先に、
「どこまで自動化していいのか」
を決めておく方が大事だと感じるようになりました。
AIは便利です。
ただし、間違った判断もします。
情報が足りないまま進むこともあります。
一度間違った方向へ進むと、その後の作業までまとめて間違うこともあります。
だから私は、AI自動化を考えるとき、
「全部自動にすること」
を目標にはしていません。
むしろ、
人が確認する場所を残しながら、安全に自動化できるところだけを仕組みにする。
この考え方の方が、ひとり仕事では使いやすいと思っています。
この記事では、私がAIで仕事を自動化する前に決めておきたいと思う5つのルールをまとめます。
1. 最初に「AIに任せていい範囲」を決める
自動化を始めると、
「これもAIにやってもらえるかも」
「ここも人が確認しなくていいかも」
と、少しずつ任せる範囲を広げたくなります。
でも、最初に境界線を決めておかないと、気づいたときには重要な判断までAI側へ渡していることがあります。
私はまず、仕事を大きく3つに分けて考えるのが分かりやすいと思っています。
1つ目は、
AIだけで進めても問題が起きにくい仕事。
たとえば、
- 情報の整理
- 下書き作成
- アイデア出し
- 定型的な分類
- チェック項目の洗い出し
などです。
2つ目は、
AIに作業してもらえるけれど、人が最後に確認した方がいい仕事。
たとえば、
- 記事
- メール
- 数字を含む資料
- 公開コンテンツ
- 外部へ送る文章
などです。
そして3つ目が、
最終判断を人間側に残したい仕事です。
たとえば、
- お金が動く判断
- 契約
- 公開
- 削除
- 重要な設定変更
- 個人情報を扱う操作
- 信用に関わる判断
です。
「AIができるか」ではなく、
「間違えたときに何が起きるか」
で考えると、任せていい範囲を決めやすくなります。
ひとり仕事でAIに任せていい仕事・任せない仕事の分け方はこちらでも整理しています。
2. 人が確認する場所を先に作る
AIを使った自動化で、意外と大事なのが、
「どこで止めるか」
です。
最初から最後まで全部自動で進む仕組みは、とても便利に見えます。
でも、途中で間違っていても、そのまま最後まで進んでしまう仕組みでもあります。
たとえば記事制作なら、
情報を集める
↓
構成を作る
↓
本文を作る
↓
画像を準備する
↓
公開する
という流れがあります。
この全部を自動でつなぐことは、技術的には可能な場合があります。
でも私は、
「公開する」
直前には、人が確認する場所を置いた方がいいと思っています。
同じように、
メールなら「送信前」。
設定変更なら「保存前」。
ファイル削除なら「削除前」。
お金が動くなら「確定前」。
というように、
失敗したときの影響が大きい場所の直前に、人の確認を置く。
これだけでも、自動化はかなり安全になります。
私はこの確認ポイントを、
「AIを止める場所」
というより、
「人が責任を持つ場所」
として考えています。
AIでブログ記事を書くときのSEOチェックはこちらで、公開前に人が確認したいポイントもまとめています。
3. 「失敗したら止まる条件」を決める
自動化するときは、
成功したときの流れだけを考えがちです。
でも、本当に必要なのは、
「うまくいかなかったときにどうするか」
を先に決めておくことです。
たとえば、
必要な情報が見つからない。
数字を確認できない。
ログインできない。
想定していたページが表示されない。
画像の権利を確認できない。
同じ処理を何度も失敗する。
こうした状態になったとき、
AIが何とかしようとして勝手に別の方法へ進むより、
一度止まって、
「確認が必要です」
と人へ戻してくれる方が安全です。
私は、自動化の中に
「分からないときは進まない」
というルールを入れておくことが大切だと思っています。
特に怖いのは、
分からないことを、分かったつもりで進めることです。
AIは文章として自然な回答を返せるので、
見た目だけでは間違いに気づきにくいことがあります。
だから、
「この条件ならSTOP」
を先に決める。
自動化というと、
どうやって動かすかに目が向きます。
でも、
どうやって安全に止めるか
も同じくらい重要です。
4. 「何をしたか」が後から分かるようにする
AIに作業を任せる範囲が増えるほど、
「何が起きたのか分からない」
という状態を避けることも大切になります。
人が全部手作業でやっていると、
自分が何をしたのかは、ある程度覚えています。
でも、自動化された作業は、
気づかないうちに複数の処理が進みます。
そこで必要になるのが記録です。
難しいシステムを作らなくても、
- いつ実行したか
- 何を対象にしたか
- 何が成功したか
- 何が失敗したか
- どこで止まったか
- 人が何を確認したか
が分かるだけでも、かなり違います。
たとえば、
「記事を作りました」
だけではなく、
「記事を作成し、画像を設定し、公開前で停止した」
まで分かる。
「処理に失敗しました」
だけではなく、
「外部情報を確認できなかったため停止した」
まで分かる。
こういう記録が残っていると、
問題が起きたときに原因を探しやすくなります。
そしてもうひとつ大事なのが、
AIの作業結果を毎回最初から確認しなくてもよくなることです。
どこまで終わったのかが分かれば、
人は必要な場所だけ確認できます。
自動化は、
人が見なくても動くこと
ではなく、
人が必要なところだけ見ればいい状態を作ること
だと思っています。
5. 「自動化しない仕事」も決めておく
AIを使えば使うほど、
自動化できる仕事は増えていきます。
でも、
自動化できることと、自動化した方がいいことは同じではありません。
私は、
「これは人がやる」
という仕事も最初から残しておいた方がいいと思っています。
たとえば、
最終的な公開判断。
読者に本当に伝わる文章かどうか。
ブランドとして出していい内容か。
大きなお金が動く判断。
誰かとの重要なコミュニケーション。
こうしたものは、
効率だけでは決められません。
自分がどうしたいか。
相手がどう感じるか。
このサイトとして何を大事にするか。
そういう部分まで含まれます。
AIは選択肢を整理することはできます。
比較することもできます。
考える材料を増やすこともできます。
でも、
「私はこれを選ぶ」
という最後の部分は、人が持っていた方がいい。
少なくとも私はそう考えています。
自動化を進めるときは、
AIに任せる仕事を決めるのと同時に、
AIには任せない仕事
も決めておく。
その方が、あとから境界線が分からなくなりません。
自動化は「人をなくすこと」ではない
AI自動化という言葉を聞くと、
人が何もしなくても仕事が進む状態を想像することがあります。
でも、ひとり仕事で本当に便利なのは、
人の判断までなくすことではなく、
人が判断しなくていい作業を減らすこと
だと思っています。
情報整理はAI。
下書きもAI。
チェック項目の洗い出しもAI。
でも、
公開するかどうかは人。
重要な設定を変えるかどうかも人。
結果が本当に使えるか判断するのも人。
そうやって役割を分けることで、
人は毎回同じ作業を繰り返す時間を減らし、
本当に考えたいことへ時間を使えるようになります。
私はAIを、
自分の代わりに全部を決めてくれる存在
というより、
自分が判断するまでの仕事をできるだけ手伝ってくれる存在
として使う方が合っていると感じています。
最初から完璧な自動化を作らなくていい
自動化を始めようとすると、
最初から完成した仕組みを作りたくなることがあります。
でも実際には、
最初は1つの作業だけでも十分です。
たとえば、
毎回調べていた情報をまとめてもらう。
記事を書く前の構成だけ作ってもらう。
公開前のチェック項目だけ確認してもらう。
そこから始めて、
「ここは安心して任せられる」
と思ったら、少しずつ範囲を広げる。
逆に、
「ここは毎回確認した方がいい」
と思ったら、人の作業として残す。
この繰り返しで十分だと思います。
自動化は、
一度作ったら完成するもの
というより、
使いながら調整していく仕組みです。
最初から全部を自動にする必要はありません。
まずは小さく始める。
失敗しても戻せる範囲で試す。
そして、
任せるところと、人が残るところを決める。
その積み重ねが、
ひとりでも無理なく仕事を回せる仕組みにつながっていくと思っています。
古いWordPressブログをAIで再生した手順はこちらで、小さく試しながら改善した流れを紹介しています。
